Samenwerking: ‘We maken afspraken over risico’s en tegenvallers’
Voor grote en gecompliceerde renovatieprojecten overlegt het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) al ruim voor de aanbesteding met marktpartijen. Twee praktijkvoorbeelden uit Den Haag en Veenhuizen. ‘Ik vind het geen zwakte, maar juist een kracht dat we luisteren naar de markt.’
In Drenthe staan twee monumentale penitentiaire inrichtingen (PI’s) - Norgerhaven en Esserheem - die beide toe zijn aan een grondige renovatie en restauratie. Ook moet er nieuwbouw komen. ‘De complicerende factor bij dit project is dat het om monumenten gaat. Bij oude gebouwen is het nu eenmaal zo dat je niet altijd weet wat je aantreft en wat de kosten zullen zijn’, zegt projectmanager Cor van Aggelen van het RVB.
Energieprestatienormen
De twee PI’s zijn niet alleen rijksmonumenten, maar ook onderdeel van een beschermd dorpsgezicht en van een werelderfgoedsite (Unesco). Eerder was het de bedoeling dat Norgerhaven en Esserheem in één aanbesteding gegoten zouden worden. Daar is van afgezien. De combinatie van restauratie, renovatie en nieuwbouw was voor de markt te groot en te gecompliceerd. Het voornemen is nu om ze één voor één aan te pakken. Norgerhaven is in de aanbestedingsfase, over Esserheem moet formeel nog een besluit worden genomen.
‘Bedrijven willen het liefst, zoals zij dat noemen, risico’s mitigeren’, zegt Van Aggelen. Met die wens om vervelende en kostbare tegenvallers te voorkomen, heeft het RVB rekening gehouden. Het RVB heeft voor de aanbestedingsprocedure veel risico’s en de bijbehorende kosten in kaart gebracht. ‘Er zitten bijvoorbeeld tienduizenden ruitjes met enkel glas in stalen kozijnen. Dat historische beeld willen we natuurlijk behouden, maar tegelijkertijd moeten de ramen voldoen aan de energieprestatienormen. Wij hebben afgesproken dat wij een onderzoek naar een mogelijke oplossing doen.’ Het RVB heeft ook rapporten op laten stellen over flora en fauna, asbest, gevaarlijke stoffen en de hoofddraagconstructie.
Eén consortium
‘Zo kunnen bedrijven de zwaarte van de opgave beter inschatten’, zegt Van Aggelen. ‘Met alle onderzoeken en extra informatie, zoals 3D-modellen van de panden, zijn marktpartijen goed in staat een passend consortium van bedrijven samen te stellen om de klus te klaren. Ze weten nu precies waar ze instappen en ze kunnen ook inschatten of deze opgave bij de bedrijfscultuur past. We hebben nu de selectiefase gehad. Er is één consortium overgebleven dat aan de eisen voldoet. In de aanbestedingsfase heeft het nu één jaar de tijd voor het maken van de plannen en het bepalen van de prijs.’
Onverwachte tegenvallers
Ondanks alle onderzoeken kan het toch zijn dat bij een monumentaal pand tijdens de werkzaamheden onvoorziene problemen aan het licht komen. ‘Aan de voorkant maken we afspraken over de risico’s en hoe we samen met onverwachte tegenvallers omgaan’, legt Van Aggelen uit. Het RVB spant zich in om de samenwerking zo soepel mogelijk te laten verlopen. ‘We kijken meer naar de zachte kant van het project. We willen voorkomen dat we met juristen om tafel moeten zitten. We willen echt met elkaar de dialoog voeren over het project en de aanpak.’
Bouwlogistiek 'grote uitdaging'
Dat is ook de aanpak van inkoopadviseur Tjerk Bultman die werkt aan de renovatie van het Paleis van Justitie in Den Haag. Een complex van 80.000 vierkante meter met twee torens en laagbouw. ‘Uiteindelijk is het een kantooromgeving en een zittingzalengebied’, zegt Bultman. ‘Zo’n grote renovatie met hoge duurzaamheidsambities is iets wat aannemers, installateurs en bouwers gewoon goed kunnen. Daar hebben we vertrouwen in. De vraag is vooral hoe ze dat in deze omgeving doen in een beperkte bouwplot. De bouwlogistiek is een hele grote uitdaging.’ En dat is niet het enige. De zittingen moeten gewoon door gaan en ook andere gebruikers, zoals de Raad voor de Kinderbescherming, moeten hun werk kunnen doen.
Inkoopstrategie
Juist vanwege die complexiteit vindt het RVB het belangrijk om in aanloop naar de daadwerkelijke aanbesteding continu contact te zoeken met marktpartijen. ‘Het afgelopen jaar hebben we ook twee keer onze inkoopstrategie, dus hoe we uiteindelijk de markt gaan benaderen, bijgesteld op basis van de gesprekken die we hebben gevoerd. En ik vind dat geen zwakte, maar juist een kracht: dat we luisteren naar de markt en dat we luisteren naar de gebruikers. En stap voor stap proberen we te komen tot de juiste aanbesteding.’
‘De beste mensen’
De uitkomst van deze werkwijze is dat er is gekozen voor een traditionele gefaseerde aanpak. Soms liggen ontwerp en uitvoering bij één partij. Nu is dat uit elkaar gehaald. Pas als het ontwerpteam klaar is, komt de volgende stap: de aanbesteding voor de daadwerkelijke uitvoering. ‘We krijgen gaandeweg steeds meer informatiezekerheid en hebben zo meer zicht op de risico’s. We bevragen daarbij de markt continu. Zitten we nog op de goede weg? Gaan jullie hierin mee? We zullen niet alles klakkeloos overnemen, maar we luisteren echt naar de goede suggesties. Een contract is natuurlijk altijd een heet hangijzer, want dan gaat het over aansprakelijkheid en risicoverdeling. Maar voordat we de aanbesteding starten, willen we met de marktpartijen het op grote lijnen eens zijn over het contract dat we voor ogen hebben. Dat is ongebruikelijk. Maar het is goed voor de voorspelbaarheid en het uiteindelijke doel van de opgave: eerlijk werk voor eerlijk geld.’
Bultman kan het belang van duidelijkheid en voorspelbaarheid niet genoeg benadrukken. ‘We verwachten een bouwtijd van acht jaar. Het is belangrijk dat partijen weten hoe aantrekkelijk het voor hen is. En dat ze vroegtijdig worden meegenomen, zodat ze precies weten wanneer ze de juiste capaciteit moeten inzetten. Want hun beste mensen willen we natuurlijk voor dit project.’