Oplossingsruimte zit in de paardenstal
Kazernes of een nieuw stadsdeel zijn geen eilanden. Er zijn altijd andere partijen en omwonenden die ook iets van een project vinden. Hoe kan het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) daar goed mee omgaan?
Het RVB heeft steeds vaker te maken met complexe en maatschappelijke gebiedsopgaven. Denk aan het nieuwe stadsdeel Pampus in Almere. Of de uitbreidingsplannen van de krijgsmacht. ‘Defensie heeft decennialang geen ruimte geclaimd en dus ook weinig weerstand ervaren. Sterker nog, de krijgsmacht gaf zelfs ruimte terug. Nu gaat Defensie fors uitbreiden. Dat is voor iedereen even wennen’, zegt Bart van Veldhuijsen. Hij is Strategisch Omgevingsmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf (RVB).
Grote en complexe opgaven moet het RVB op een andere manier aanpakken. ‘Succes behaal je mét de omgeving’, aldus Van Veldhuijsen. Voor Pampus werkt het RVB bijvoorbeeld niet alleen intensief samen met de gemeente Almere. Maar ook met organisaties als de provincie Flevoland, waterschap Zuiderzeeland, Staatsbosbeheer en Flevolandschap. Veel spelers met veel verschillende belangen.
Denken vanuit belangen
Om de samenwerking in goede banen te leiden, werkt het RVB met de methode Strategisch OmgevingsManagement (SOM) van adviesbureau WesselinkVanZijst. Binnen de SOM-methodiek denk je vanuit de belangen van een ander en ga je op zoek naar winst voor alle partijen.
‘We zijn gewend om bij de start van een project eerst alle stakeholders in kaart te brengen’, zegt Van Veldhuijsen. ‘Met wie hebben we te maken en wat is hun invloed? Het risico is dat je dan altijd bij de bekende namen blijft hangen. Bij de SOM-methodiek gaat dat net wat anders. Je stelt het vraagstuk centraal, niet de stakeholder. Met het hele team maak je een overzicht van alle situaties waar verschil van mening over bestaat of kan bestaan. Zogenoemde issues. Denk aan de aanleg van een nieuwe weg, de toenemende druk op het elektriciteitsnet en het kappen van bomen. Of interne issues zoals het gebrek aan personeel, onduidelijkheid over budgetten of niet werkende ICT-systemen.’
Van Veldhuijsen kan niet genoeg benadrukken dat het inventariseren van de issues een groepsinspanning is. Dus niet alleen de omgevingsmanager moet ermee aan de slag, maar onder anderen ook de projectleiders, de technisch managers en de architecten. ‘Je doet het echt samen.’
Win-win
Zodra je zicht hebt op alle issues, ga je vaststellen welke stakeholders echt een aantoonbaar belang hebben bij het issue, vertelt Van Veldhuijsen. ‘Je wordt alleen bij een issue betrokken als je belanghebbende bent. Een natuurvereniging zal aan de bel trekken als er bijvoorbeeld bomen gekapt worden voor nieuwbouw. Maar diezelfde vereniging ligt absoluut niet wakker van netcongestie. Daar hebben vooral omliggende woningen, bedrijven en andere energiegebruikers last van, want die willen allemaal gebruik maken van hetzelfde energienet.’
De SOM-methodiek is volgens Van Veldhuijsen een effectieve manier van werken, want je richt je pijlen vooral op de stakeholders die een fundamenteel belang hebben bij de opgave of één van de losse issues. Je moet bij een issue op zoek naar oplossingen waar beide partijen beter van worden. ‘Je gaat met onderhandelingen de oplossingsruimte onderzoeken. Een voorbeeld. Een bewoner wordt uitgekocht en krijgt op een andere plek een woning aangeboden met vergunning om die lang gekoesterde paardenstal te bouwen. Dan is er tóch winst voor alle partijen. Het uiteindelijke doel is om voor elke belanghebbende een win-win te creëren. Die situatie is vaak dichterbij dan je denkt. Door de omgeving bij je plannen te betrekken verruim je je kennis. De omgeving is slim en heeft vaak oplossingen in petto waar je als projectteam nog niet eerder aan hebt gedacht.’
Betrouwbaar
De SOM-methodiek vraagt lef van alle stakeholders. Je moet je nek uitsteken, actief informatie delen en transparant zijn over je belangen. ‘Je kunt informatie achterhouden om je eigen positie te versterken, maar vergeet niet dat je elkaar vaker tegenkomt. Bij een volgend project heb je met dezelfde partijen te maken en dan is het maar de vraag of ze je een betrouwbare partner vinden. Het is belangrijk om al in een vroeg stadium alle belanghebbenden te betrekken. Alleen dan kun je toewerken naar een duurzame relatie, gebaseerd op vertrouwen. Met SOM zoeken we bewust de complexiteit op waardoor we knelpunten aan de voorkant van het proces al tackelen.’