Grond van het Rijk gebruiken? Hoe gaat dat?
Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) ontwikkelde een stappenplan voor het gebruik van gebouwen of gronden van het Rijk. Want vaak is niet duidelijk dat je bijvoorbeeld een huurovereenkomst moet afsluiten. ‘Je voorkomt met het stappenplan vervelende situaties.’
Als je een stuk grond van het Rijk gebruikt - van land voor een bedrijfshal tot een voortuintje - moet je niet alleen een vergunning aanvragen. Maar je moet ook betalen voor het gebruik. Het RVB is namelijk verplicht om een – marktconforme - vergoeding te rekenen voor het gebruik van rijksgrond. Dit geldt voor overheden, bedrijven en particulieren. Dat je moet betalen, is meestal niet bekend.
Illegaal grondgebruik
‘Soms was het eerste contact van iemand die grond van het Rijk wilde gebruiken, een overeenkomst in zijn brievenbus waarbij hij voor het eerst hoorde dat hij een vergoeding moest betalen. Dan krijg je geen goede eerste indruk van het RVB', zegt Lieke Welings, medewerker bij de Sectie Verhuur, Medegebruik & Recreatie van het RVB. Het RVB liep daarnaast tegen illegaal grondgebruik aan. ‘Dan heb je vaak geen leuke gesprekken, zeker niet als de grond al in gebruik is. Terwijl je vervelende situaties kan voorkomen door aan de voorkant duidelijker te maken welke stappen iemand moet doorlopen.’
Onduidelijkheid
Toen Welings in 2022 kwam werken bij het RVB, studeerde ze parttime Sociaal Juridische Dienstverlening aan de Hogeschool Utrecht. Voor haar afstudeeropdracht bracht ze de stappen voor het gebruik van vastgoed van het Rijk in kaart en onderzocht ze waar mensen tegenaan liepen. Er bleek onduidelijkheid in het proces dat de vergunning bijvoorbeeld moet worden aangevraagd bij Rijkswaterstaat en dat daarnáást een overeenkomst met het RVB voor het gebruik moet worden afgesloten. Daarom ontwikkelde Welings een overzichtelijke werkwijze waarmee de aanvrager in duidelijke stappen inzicht krijgt in wat hij moet doen en waar hij moet zijn als hij vastgoed van het Rijk gebruikt.
Voortuin
En dat gebruik kan voor van alles zijn: bedrijfshal, haven, opslagterrein, tuin, windmolen en grond voor het houden van een evenement. En dan is het van belang waar, wanneer en hoe lang iemand de grond wil gebruiken. En om te zorgen voor gelijke behandeling, is het RVB verplicht alle aanvragen openbaar aan te bieden op biedboek.nl. Welings: ‘Dat kan voor een evenement zijn of een roeiwedstrijd waarvoor het scheepvaartverkeer moet worden tegengehouden. Maar ook als je je voortuin wil vergroten met een aangrenzend stuk grond van het Rijk.’
1 A4-tje
Het proces is nu in een heldere werkwijze met stappenplan opgemaakt. ‘Geen boekwerk waardoor mensen afhaken,’ benadrukt Welings, ‘maar een stappenplan op één A4-tje en zo simpel en duidelijk mogelijk met beeldiconen. Een heel juridisch verhaal vinden mensen vaak niet interessant en is ook niet nodig. Je wil weten als je een proces in gaat: hoe gaat het verder? Dat kunnen we nu in één helder overzicht meesturen.’ Welings vervolgt: ‘Met goede informatie kan je veel onrust voorkomen. Het is vaak ook niet dat mensen niet willen meewerken, maar het gewoon niet weten. Als dat wel duidelijk is, heb je met de aanvragers andere gesprekken. Dat maakt het voor de aanvrager fijner en maakt ook ons werk leuker en makkelijker. Je gaat als overheid in zo’n geval naast de burger staan in plaats van tegenover.’