Animatie marktvisie ‘Samenwerken op basis van vertrouwen’

(Een animatie. Beeldtitel: Samenwerken op basis van vertrouwen. Een tekenaar illustreert alles wat er gezegd wordt. Richard de Jong:)

RUSTIGE MUZIEK

RICHARD DE JONG: Voor ik bij het Rijk ging werken studeerde ik bouwkunde in Eindhoven.
We deden daar rollenspellen waarbij je om beurten de rol van belegger ontwikkelaar, architect, gemeente of uitvoerder kreeg.

(Hij geeft een high five.)

Ik leerde daarom samen te werken, om me in andere partijen te verplaatsen en om alle belangen mee te wegen.

(Een document met de tekst: Aanbesteding.)

Ik was dan ook nogal verbaasd toen ik bij het Rijksvastgoedbedrijf voor het eerst een aanbesteding meemaakte.
In onze uitvraag stond een strenge boeteclausule en een van de kandidaten stuurde ons daar wat vragen over.
Die vragen werden schriftelijk beantwoord, want elkaar bellen nee, dat was niet de bedoeling.
Op het laatst trok de aannemer zich terug.
MANNENSTEM: Toch maar niet.
RICHARD: Hij vond de boete te hoog.
Het opstellen van een waterdicht contract bleek belangrijker dan het vinden van de juiste opdrachtnemer.
Daar schrok ik wel van.
Want als je de verkeerde partij contracteert dan zul je met meer problemen te maken krijgen dan als je de juiste partij had gekozen, waterdicht contract of niet.
Omdat bij Rijkswaterstaat soortgelijke problemen speelden is hun DG bij de opdrachtnemers langsgegaan met de boodschap dames en heren, wij gaan samenwerken.
Daar keken de dames en heren wel even van op.
Maar er kwam een dialoog op gang die geleid heeft tot een marktvisie met nieuwe uitgangspunten voor samenwerking in een bouwwereld waarin veel hetzelfde blijft maar waarin er ook nieuwe uitdagingen op ons afkomen.
Voor het Rijksvastgoedbedrijf zijn dit duurzaamheid, flexibiliteit smart buildings en innovatie.
Om die uitdagingen aan te kunnen, zullen wij en onze opdrachtnemers tot een gezondere samenwerking moeten komen.
Maar natuurlijk zonder dat we de verhoudingen terugkrijgen die ons de bouwfraude hebben gebracht.
Laten we eens kijken waar we met elkaar naartoe willen.
Vastgoed voor het Rijk, veilig, vooruitstrevend en duurzaam.
Onze klanten, de gebruikers dus en de belastingbetalers moeten waar voor hun geld krijgen en we moeten zorgen dat onze basis altijd op orde is.
Dat is de opgave van het Rijksvastgoedbedrijf.
Dat is wat wij en onze opdrachtnemers moeten leveren.
Er wordt vaak gedacht dat het Rijksvastgoedbedrijf en onze opdrachtnemers daarbij tegengestelde belangen hebben.
Wij zouden de laagste prijs willen, de opdrachtnemer de hoogste.
Maar als je de opgave centraal stelt, dan zie je heel iets anders.
Beide partijen kunnen alleen maar voortbestaan als zij de opgave verwezenlijken voor een reële prijs.
Beide partijen zijn geïnteresseerd in innovatie beide partijen willen geen faalkosten en beide partijen willen op tijd opleveren.
Dat valt niet te bereiken als je met elkaar omgaat vanuit wantrouwen.
We moeten juist open kaart gaan spelen met elkaar.
Ook zal het Rijksvastgoedbedrijf zich wat los moeten maken van de neiging om de opdrachtnemer tot op detailniveau voor te schrijven wat hij moet leveren.
Onze expertise is ook nodig voor iets veel belangrijkers.
Namelijk het helder formuleren wat ons doel is en wat onze prioriteiten zijn goede informatie verstrekken zodat de opdrachtnemer de juiste aanbieding kan doen en de oplossingen waar de opdrachtnemer mee komt, deskundig beoordelen.

(Er verschijnt een groot kantoorgebouw.)

Bij de aanbesteding van het nieuwe rijkskantoor de Knoop bijvoorbeeld is met de kandidaat-opdrachtnemers een open dialoog gevoerd over het creëren van een goede samenwerking.
STEMMEN: Goede samenwerking.
RICHARD: Tijdens de bouw, maar ook daarna.
De opdrachtnemer blijft immers nog twintig jaar verantwoordelijk voor het onderhoud, schoonmaak en gastheerschap.
Oftewel koffie, catering, receptie, boeking van vergaderzalen, enzovoort.
We hebben vragen op tafel gelegd als: hoe gaan we om met de moeilijke momenten die er in twintig jaar samenwerking ongetwijfeld komen?
Hoe gaan we ervoor zorgen dat conflicten niet escaleren?
En als een conflict toch escaleert, hoe zorgen we dan dat het niet gaat ontploffen?

(Een bom.)

(De lont wordt gedoofd.)

Nu zul je misschien denken: maar zulke gesprekken kosten toch hartstikke veel tijd?
Inderdaad, maar die ga je dubbel en dwars terugverdienen.
Want stel dat na twee jaar iedereen klaagt over ondrinkbare koffie vieze toiletten en dubbel geboekte vergaderzalen.
Dan wil je natuurlijk niet moeten zeggen sorry mensen, maar we zitten nog achttien jaar aan ze vast.
MANNENSTEM: Nog achttien jaar.

(Een pijl met de tekst: Open dialoog.)

RICHARD: Die open dialoog tussen het Rijksvastgoedbedrijf en de opdrachtnemers moet doorgaan tot de finish is bereikt.

(Een finishlijn.)

Bij de projectstart bespreek je hoe je de opdrachtnemers goed in het zadel kunt helpen.
En zolang het project loopt, blijf je in dialoog.
Waar mogelijk, in een informele sfeer.
Dit vraagt dat we de opgave centraal gaan stellen want daar zit het gezamenlijke belang.
Aanbestedingsregels, contracten en procedures staan niet boven de opgave, maar zijn er dienstbaar aan.
En als het contract iets voorschrijft dat in de praktijk onredelijk is dan moet je daarvan durven afwijken.
Bij de aanbesteding van een grote onderhoudsklus bijvoorbeeld stond in het bestek dat het gebouw één brandmeldinstallatie had.
De aannemer die de aanbesteding won zag toen hij voor het eerst die installatie te zien kreeg dat het ging om een aan elkaar geknoopt samenraapsel van tientallen systemen uit verschillende tijdperken.
We hadden de aannemer aan het contract kunnen houden.
Maar zeg nou zelf, is dat in zo'n situatie nou redelijk?

(De aannemer kijkt naar het contract.)

De richting van de marktvisie is ook wat de minister van ons vraagt.
Een goede samenwerking tussen overheid en bedrijfsleven.
En dat begint bij een heldere taakverdeling.

(Beeldtekst: Marktvisie.)

Het is ook wat het land van ons vraagt.
De samenleving wil oplossingen, geen overheid die zichzelf vastrijdt in bureaucratie en uit de hand lopende meerkosten.
Het zal ook onszelf veel opleveren.
Minder stress, minder intern gedoe.
Beter samenwerken en meer werkplezier.

(Iedereen rent samen op de pijl naar de finish. Beeldtekst: Script: Johanna Kroon. www.veranderverhaal.nl. Tekeningen: Lex Dirkse. Animatie: Brandspanking. Regie: Paula Rennings. Audio: Bob Kommer Studio's. Copyright P&P Regisseurs 2017. www.ppregisseurs.nl.)

DE RUSTIGE MUZIEK SPEELT VERDER

(Het Nederlandse wapenschild met daarnaast: Rijksvastgoedbedrijf. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Een productie van het Rijksvastgoedbedrijf. Copyright 2017.)

DE RUSTIGE MUZIEK EBT WEG