'Standaarden zullen veel tijdswinst opleveren'
Alle rijkskantoren moeten even goed zijn. Zou je daarom de eisen aan een kantoor niet kunnen standaardiseren? Dat is een van de gedachtes achter het Ruimteboek. 'Sneller werken met een voorspelbare kwaliteit is het hogere doel', zegt projectmanager Jacco van der Vegte.
Wat is het Ruimteboek?
‘Het Ruimteboek gaat over wat functioneel is omschreven voor een rijkskantoor. Het gaat bijvoorbeeld over hoeveel vierkante meter je per werkplek nodig hebt. Maar ook hoe ver voorzieningen vanaf een werkplek mogen zijn. Een pantry bijvoorbeeld. Al die eisen vind je in het Ruimteboek. Onder het Ruimteboek vallen onder andere ook buitenruimtes, een vergaderruimte, een receptie en een pantry. En er staan niet alleen getallen of saaie teksten in. We hebben ook geduid hoe ruimtes zich tot elkaar verhouden en welke normen en wettelijke eisen eraan gesteld worden.’
Waarom is het Ruimteboek nodig?
‘Als we even teruggaan in de tijd: vroeger - en formeel nog steeds - was bijvboorbeeld een ministerie (de 'gebruiker') verantwoordelijk voor het aanleveren van het programma van eisen voor zijn huisvesting. Daar moet elke gebruiker elke keer veel tijd in steken. Dat kan slimmer. Met het Ruimteboek hoef je niet voor elk nieuw kantoor het wiel opnieuw uit te vinden. Het scheelt veel denkwerk. Ook over de vraag of het programma van eisen wel voldoet aan de laatste regelgeving. Dat moesten mensen telkens weer even controleren. Het RVB-team achter het Ruimteboek zorgt ervoor dat fouten hersteld worden en het verwerkt ook nieuwe regelgeving in het Ruimteboek. Elk jaar is er een nieuwe bijgewerkte versie.’
Zal het veel tijdsbesparing opleveren?
‘Dat is het hogere doel: sneller werken met een voorspelbare kwaliteit. We ontlasten veel mensen. We hoeven alleen nog maar aan de gebruiker te vragen: heb je nog een aanvulling die niet in het Ruimteboek staat? Een special noemen we dat. Dat kan een callcenter zijn. Of een beveiligde afdeling. We hebben het Ruimteboek gemaakt samen met de gebruikers. En met gebruikersorganisaties als facilitaire diensten en ICT-diensten. Ik heb er vertrouwen in dat iedereen zegt: het Ruimteboek willen we gebruiken. En niet: we moeten het gebruiken. Ik ben er als projectmanager in ieder geval heel blij mee.’
Gaan gebouwen door standaardisering op elkaar lijken?
‘Je kunt twee kantoren hebben met ieder 500 werkplekken, maar die toch beide een hele eigen vorm hebben. Elk gebouw heeft zijn eigen karakter en doet iets met zijn omgeving. Het gaat om de basiskwaliteit die we willen bieden en die we overal en altijd nodig hebben. Je krijgt hierdoor juist meer tijd om je te kunnen focussen op wat een kantoor onderscheidt.’
Werkt het RVB er al mee?
‘We hebben al gewerkt met het prototype. Voor de Monarch IV (een houten kantoortoren, red.) hebben we een eerdere versie van het Ruimteboek gebruikt. Op basis van de opgedane ervaringen hebben we het Ruimteboek verbeterd. We zijn nu bezig met de Juliana van Stolberglaan, daar komt het kernministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. En weer gebruiken we het Ruimteboek als basis. Er komt ook een ministersvleugel in. Die staat niet in het Ruimteboek, maar de eisen voor de ministersvleugel zullen als nieuwe bouwstenen verwerkt worden.’
Is het Ruimteboek alleen voor kantoren?
‘Daar zijn we mee begonnen. Maar we zijn nu ook bezig voor Defensie. Daar hebben we al concrete stappen in gezet (legeringsgebouwen, red.). En we gaan op termijn ook zo werken voor gevangenissen en rechtbanken. Sommige bouwstenen kunnen we zo kopiëren. Daarnaast willen we bijvoorbeeld standaarden ontwikkelen voor de zalen in een rechtbank. De zaal van een rechtbank in Amsterdam hoeft niet anders te zijn dan de zaal van de rechtbank in Den Haag. Standaarden zullen veel tijdswinst opleveren. Ik merk namelijk dat het door het Ruimteboek steeds gemakkelijker wordt om het gesprek te voeren over het programma van eisen. We beginnen nu niet meer met een blanco vel papier.’